Executive Assistant (d/f/m)

Achtung vor gefälschten Jobangeboten:Bitte prüft, ob die Stelle auf unserer offiziellen Karriereseite veröffentlicht ist. Im weiteren Bewerbungsverfahren kommunizieren wir ausschließlich über unsere offiziellen JvM-Kanäle. Wir verlangen niemals Zahlungen, Bankdaten oder den Kauf von Arbeitsmitteln. 

Wir suchen ein Organisationstalent, das auch in hektischen Zeiten den Überblick behält, vorausschauend denkt und gerne im Herzen einer Agentur arbeitet. 

Du verfügst bereits über Erfahrung im Agenturumfeld und bringen einen Hintergrund im Projektmanagement, in der Kundenbetreuung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion mit.

• Du unterstützt unsere Geschäftsführer in allen organisatorischen und operativen Belangen und sorgst dafür, dass ihr Tagesgeschäft reibungslos abläuft.
• Du fungierst als zentrale Anlaufstelle für unsere Geschäftsführer, Mitarbeiter:innen, Kund:innen, andere Jung von Matt-Agenturen und externe Partner:innen.
• Du koordinierst proaktiv Termine, Prioritäten und Besprechungen und stellst sicher, dass relevante Informationen, Dokumente und Folgemaßnahmen vorliegen.
• Du bereitest interne Management-Besprechungen vor, einschließlich Tagesordnungen, Präsentationen, Entscheidungsunterlagen und anderer relevanter Materialien.
• Du übernimmst die Verantwortung, dass Fristen und Zuständigkeiten transparent sind.
• Du organisierst Geschäftsreisen von der Planung über die Buchung bis hin zur Reisekostenabrechnung.
• Du kümmerst dich um Spesen- und Kreditkartenabrechnungen sowie um interne Rechnungen und die damit verbundenen Verwaltungsprozesse.
• Du organisierst interne und externe Veranstaltungen, Workshops und Besprechungen, einschließlich Budgetierung, Koordination, Durchführung und Abrechnung.
• Du verwaltest eingehende Anrufe, E-Mails und Korrespondenz und stellst sicher, dass diese an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden.
• Du verwaltest und pflegst relevante Tools, Verträge, Dokumentationen und Archive.
• Du unterstützt funktionsübergreifende Projekte und fungierst als Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung, den Teams und anderen Beteiligten.
• Du identifizierst kontinuierlich Möglichkeiten zur Verbesserung von Strukturen, Prozessen und Arbeitsabläufen im Umfeld der Geschäftsführer und der gesamten Agentur.

• Du hast Berufserfahrung in einer Agentur – idealerweise in einer Kreativ-, Werbe-, Digital- oder Kommunikationsagentur.
• Du bringst Erfahrung im Projektmanagement, in der Kundenbetreuung, als Assistenz der Geschäftsleitung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion mit.
• Du bist es gewohnt, mehrere Themen, Beteiligte und Termine gleichzeitig zu bewältigen, ohne dabei den Überblick zu verlieren.
• Du verfügst über ausgezeichnete organisatorische und projektmanagementbezogene Fähigkeiten und arbeitest strukturiert, zuverlässig und proaktiv.
• Du bist kommunikationsstark und fühlst dich im Umgang mit verschiedenen Interessengruppen – von Mitarbeiter:innen über Kund:innen bis hin zur Geschäftsleitung – wohl.
• Du antizipierst Bedürfnisse, übernimmst Verantwortung und triffst selbstbewusst Entscheidungen in deinem Zuständigkeitsbereich.
• Du hast Erfahrung in der Vorbereitung von Präsentationen, Besprechungen und Entscheidungsunterlagen und bist sicher im Umgang mit gängigen Büro- und Präsentationsprogrammen.
• Du hast eine praxisorientierte Einstellung und findest gerne pragmatische Lösungen in einem schnelllebigen Agenturumfeld.
• Du bist diskret, vertrauenswürdig und sicher im Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Informationen.
• Du kommunizierst sicher sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch.