Jung von Matt AG sucht eine*n Office Manager (d/f/m) in Vollzeit.
Das bringst du mit
- Du bist ein echtes Organisationstalent und behältst am Empfang
auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick. - Priorisieren und effizientes Zeitmanagement fallen dir leicht.
- Du arbeitest serviceorientiert, trittst professionell auf und begegnest Menschen offen und freundlich.
- Mit MS Office – insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint – gehst du sicher um.
- Idealerweise hast du bereits Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder im administrativen Bereich gesammelt.
- Du kommunizierst souverän auf Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich.
- Du arbeitest eigenständig, strukturiert und denkst proaktiv mit.
- Vertrauliche Informationen behandelst du diskret und verantwortungsbewusst.
- Auch in einem dynamischen Agenturumfeld bleibst du flexibel und belastbar.
Deine Aufgaben
- Du organisierst und koordinierst den täglichen Office-Betrieb.
- Du bist die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Besucher:innen und externe Partner.
- Du koordinierst Meetings und Termine inklusive Vor- und Nachbereitung.
- Du unterstützt Teams und Management bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
- Du planst und buchst Geschäftsreisen und kümmerst dich um die Reisekostenverwaltung.
- Du bestellst und verwaltest Büromaterialien und sorgst dafür, dass die Büroinfrastruktur reibungslos funktioniert.
- Du koordinierst externe Dienstleister wie Reinigung, IT oder Wartung.
- Du unterstützt bei internen Events, Workshops und agenturweiten Aktivitäten.
- Du pflegst Listen, Datenbanken und interne Übersichten.
- Du bringst Ideen zur Optimierung von Office-Prozessen und internen Abläufen ein.